DHOpixel

Whistleblower-ordning

Din Hjælperordning har etableret en whistleblowerordning, der følger EU-direktiv 2019/1937.  

Din Hjælperordnings whistleblowerordning bliver håndteret af WhistleSystem ApS, hvilket sikrer en komplet anonym og sikker anmeldelsesproces for whistlebloweren. Whistleblowerordningen skal anvendes, hvis medarbejdere oplever alvorlige forseelser eller lovovertrædelser, der sker i, eller i forbindelse, med Din Hjælperordning. Hvilke forhold, der blandt andet kan anmeldes, er beskrevet yderligere under ”Hvad kan anmeldes?”.

Din Hjælperordning opfordrer til, at man ved oplevelse af forseelser eller lovovertrædelser, kontakter sin arbejdsleder/tilknyttede konsulent og fortæller om hændelsen. Dette er dog ikke altid den mest optimale fremgangsmåde, og kan forårsage at anmeldelser går tabt. Derfor har Din Hjælperordning etableret en whistleblowerordning, der i det tilfælde, at man ikke ønsker/kan gå til sin nærmeste leder, eller ønsker at være anonym, gør det muligt at man stadigvæk kan anmelde forseelsen.

Hvad kan anmeldes?

Whistleblowerordningen kan kun benyttes, hvis anmeldelsen omhandler alvorlige forseelser eller overtrædelser. Det vil sige, at ting som samarbejdsvanskeligheder, utilfredshed med faciliteter, eller utilfredshed med vilkår, ikke kan anmeldes igennem whistleblowerordningen. I sådanne tilfælde henvises til din arbejdsleder eller tilknyttede konsulent.

Eksempler på områder, der kan rapporteres igennem whistleblowerordningen omfatter, men begrænser sig ikke til, følgende punkter.

  • Sexisme
  • Seksuelle krænkelser
  • Fysisk vold
  • Diskrimination
  • Økonomisk kriminalitet
  • Arbejdssikkerhed
  • Forbrugerbeskyttelse
  • Produktsikkerhed
  • Brud på udbudslovgivningen
  • Brud på persondatalovgivningen
  • Brud på miljømæssig lovgivning
  • Hvidvaskning

Det er dog Din Hjælperordnings politik, at vi hellere vil have én anmeldelse for meget end én for lidt, for at sikre at vi modtager alle relevante anmeldelser. Det betyder, at hvis du er i tvivl om din anmeldelse falder ind under ovenstående, opfordres du til at sende anmeldelsen.

 

Hvordan rapporterer man?

Whistlebloweren kan få adgang og anmelde igennem WhistleSystem som følger:

  1. Gå direkte til Din Hjælperordnings Whistleblower System

2. Udfyld skemaet med de nødvendige informationer så administratorerne kan håndtere anmeldelsen. Anmeldelse i systemet sker anonymt.

Efter anmeldelsen er sendt, vises et unikt rapport-ID, som skal gemmes et sikkert sted. Dette ID giver dig adgang til at logge ind og åbne anmeldelsen igen. Du kan derved starte en anonym dialog, sende eventuel dokumentation, og svare på uddybende spørgsmål fra administratorteamet. Din Hjælperordning opfordrer whistlebloweren til at logge ind jævnligt efter anmeldelsen er sendt, for at kunne svare på eventuelle opfølgende spørgsmål. 

 

Hvordan behandles rapporter?

Rapporterne behandles af Din Hjælperordnings administratorteam.

Processen forløber som følger:

  • Administratorteamet giver besked til whistlebloweren, om at anmeldelsen er modtaget inden for 7 dage.
  • Administratorteamet vurderer og kategoriserer anmeldelsen og forestår en indledende undersøgelse. I denne fase er det muligt, at administratorteamet har brug for mere information eller dokumentation fra whistlebloweren. Teamet vil starte en anonym dialog med whistlebloweren igennem systemet.
  • Behandlingen af anmeldelsen påbegyndes og tilrettelægges efter anmeldelsens karakter. Indledningsvist foretages en intern behandling af sagen. Sager af særlig grov karakter, eller som påbyder det, vil blive videregivet til politiet til videre behandling.
  • Whistlebloweren informeres om, hvad der er gjort i sagen inden 3 måneder fra anmeldelsens modtagelse. Hvis sagen er længerevarende, opdateres whistlebloweren løbende.
  • Anmeldelsens eventuelle persondata behandles, jf. Din Hjælperordnings privatlivspolitik, for at sikre at persondatalovgivningen følges.
  • Når anmeldelsen ikke længere er relevant, slettes den fra systemet.

 

Repressalier

En del af direktivet fastslår, at whistleblowere ikke må straffes for at stå frem med oplysninger. Dermed skal whistlebloweren ikke bekymre sig om fremtidige konsekvenser for karriere og privatliv som følge af anmeldelsen. Såfremt anmeldelsen er relevant under whistleblowerdirektivet, vil whistlebloweren altså ikke kunne straffes af Din Hjælperordning efter anmeldelsen er indgivet.

Dette inkluderer følgende straffe (Repressalier):

  • Opsigelse
  • Suspension
  • Degradering
  • Undladt forfremmelse
  • Ændring i arbejdstid og -opgaver
  • Nedgang i løn
  • Intimidering, chikane og social udelukkelse på arbejdspladsen

Med Din Hjælperordnings whistleblowerpolitik ønskes der at lægge op til større åbenhed og mere sikkerhed for den enkelte medarbejder.

 

Sikkerhed

Systemet anvender en række sikkerhedsforanstaltninger, som gør at du som whistleblower er sikret. Nogle af disse omfatter:

  1. Fuld kryptering gennem hele processen
  2. ISO 27001-certificeret (informationssikkerhed)
  3. ISO 27701-certificeret (overholdelse af GDPR)
  4. ISO27001-godkendte servere i Europa
  5. Schrems II-compliant
  6. SSL-teknologi
  7. Shield og WAF på applikationsniveau
  8. To-faktorgodkendelse på administratorniveau
  9. Redundans på både applikations- og databaseniveau
  10. Arkitektur bygget på den nyeste teknologi
  11. Løbende AI-monitorering
  12. Ingen IP-logning

 

Spørgsmål

Spørgsmål til Din Hjælperordnings whistleblowerordning kan stilles til: